Ce qui bloque vraiment un changement d'outil
Ce n'est presque jamais le nouvel outil. C'est la question : « et tout ce qu'on a accumulé depuis huit ans, on en fait quoi ? »
Bonne nouvelle : dans la grande majorité des cas, les données se récupèrent. Ce qui varie, c'est le temps que ça prend.
Les trois situations
L'ancien logiciel propose un export. C'est le cas le plus courant, et le plus simple. On récupère des fichiers, on les nettoie, on les charge.
Il n'y a pas d'export mais vous avez accès à la base. C'est technique mais faisable. Cette situation se rencontre souvent avec les logiciels installés sur un poste.
Vous n'avez ni export ni accès. Il reste l'export manuel des données vraiment utiles, ou la consultation de l'ancien outil en lecture seule pendant un temps. C'est aussi le moment de se demander si tout l'historique doit vraiment migrer.
Tout reprendre n'est pas toujours souhaitable
Quinze ans de fiches clients dont la moitié ne sont plus actifs, avec des champs remplis n'importe comment : les reprendre, c'est importer le désordre dans un outil neuf.
Une bonne reprise commence par un tri. Les clients actifs, les dossiers en cours, les documents qu'on doit conserver pour des raisons légales. Le reste peut rester consultable dans l'ancien système, ou dans un fichier d'archive.
Ce qui prend du temps
Le nettoyage. Doublons, formats de dates incohérents, noms écrits de trois façons, champs détournés de leur usage. C'est le gros du travail, et c'est incompressible.
Les correspondances. L'ancien outil dit « client », le nouveau dit « compte » ; l'ancien a un champ « statut » avec douze valeurs, le nouveau en attend cinq. Il faut décider, et c'est vous qui décidez, pas moi.
La vérification. On compare les totaux, on contrôle un échantillon, et on recommence. C'est la partie qu'on ne saute jamais.
Comment je procède
On fait d'abord une reprise à blanc : les données sont chargées dans le nouvel outil, personne ne travaille encore dessus, et vous vérifiez. On corrige, on recommence si nécessaire. La reprise définitive se fait seulement quand cette répétition est concluante, souvent un week-end pour ne gêner personne.
L'ancien outil reste accessible en lecture quelque temps. C'est la ceinture de sécurité.
Ce que vous devez exiger, quel que soit le prestataire
Un export complet de vos données, dans un format lisible, à tout moment. C'est vrai pour l'ancien outil comme pour le nouveau. J'ai écrit un article sur la propriété du code et des données : c'est le même sujet, vu de l'autre côté.
En pratique
Montrez-moi ce que vous utilisez aujourd'hui, je vous dis ce qui se récupère et ce que ça demande. Si l'essentiel est récupérable en quelques heures, je le dis. Si ça demande une semaine, je le dis aussi.
Parlons de vos données : 30 minutes en visio, sans engagement.
