Les heures qu'on ne facture pas
Personne ne note le temps passé à recopier une information, chercher un document ou relancer un paiement. Ce temps n'apparaît sur aucune ligne, et c'est pour ça qu'on peut le supporter pendant des années.
Le chiffrer prend une semaine, et ça change la conversation : on ne parle plus d'un outil qui coûte, mais de deux montants qu'on compare.
La méthode, en une semaine
Jour 1 à 5 : notez. Chaque fois que vous ou quelqu'un de l'équipe faites une tâche répétitive, notez trois choses : ce que c'est, combien de temps ça a pris, qui l'a faite. Un bloc-notes suffit, un message dans un groupe aussi.
N'interprétez pas pendant la semaine. Le but est d'avoir la réalité, pas la version idéalisée.
Jour 6 : regroupez. Additionnez par type de tâche. Vous obtenez une poignée de lignes, avec un temps hebdomadaire pour chacune.
Jour 7 : chiffrez. Multipliez chaque ligne par un coût horaire réaliste pour la personne concernée, puis par 45 semaines. Vous avez un coût annuel, par tâche.
Ce que le calcul révèle presque toujours
Deux ou trois tâches représentent l'essentiel du temps perdu. Les autres sont du bruit.
Et souvent, la tâche la plus coûteuse n'est pas celle qui agace le plus. On se plaint du logiciel lent, alors que c'est la ressaisie du vendredi qui pèse vraiment.
Comparer avec le bon chiffre
Face au coût annuel d'une tâche, mettez le coût d'un outil, avec les repères de la page tarifs, amorti sur trois ans. Ajoutez ce que vous payez déjà : abonnements en double, commissions, heures supplémentaires.
Si l'écart est net, la décision est facile. S'il est serré, attendez : le chiffre remontera de lui-même quand l'activité grandira, et vous aurez déjà la mesure de départ.
Les pièges du calcul
Compter le temps gagné comme du chiffre d'affaires. Une heure libérée n'est pas une heure vendue. Elle sert d'abord à souffler, et c'est déjà beaucoup.
Oublier le temps d'adoption. Les premières semaines avec un nouvel outil coûtent du temps avant d'en faire gagner.
Ignorer les erreurs évitées. Une facture oubliée ou un rendez-vous manqué coûte souvent plus cher qu'une heure de saisie.
Ce que j'en fais
Je fais ce calcul avec vous pendant le premier appel, avec vos chiffres. Parfois il conclut qu'il vaut mieux attendre six mois, et je le dis. C'est une réponse utile aussi.
Par où commencer · ce qui fait le prix d'un outil
Faisons le calcul : 30 minutes en visio, sans engagement.
