Le document de quarante pages ne sert à personne
Beaucoup d'entreprises repoussent leur projet d'outil parce qu'elles croient devoir écrire un cahier des charges complet avant d'appeler qui que ce soit. Résultat : le projet attend six mois, puis le document décrit une organisation qui a déjà changé.
Ce dont j'ai besoin pour chiffrer juste tient en cinq points, et vous pouvez les écrire en une heure.
1. Ce qui se passe aujourd'hui, étape par étape
Pas ce que vous voudriez, ce qui se passe réellement. Prenez une demande client type et suivez-la : qui la reçoit, où elle est notée, qui la traite ensuite, ce qui est ressaisi ailleurs, comment elle se termine.
C'est l'élément le plus utile de tout le document. Un outil bien construit suit le chemin réel du travail, pas l'organigramme.
2. Les trois moments qui vous coûtent le plus
Dans ce parcours, marquez les trois endroits où ça bloque : la double saisie, l'information qu'on cherche, l'oubli qui se paie. Précisez combien de fois par semaine ça arrive, et qui s'en occupe.
Ces trois points décident de ce qu'on construit en premier.
3. Qui utilise l'outil, et ce qu'il a le droit de voir
Trois ou quatre profils suffisent : la direction, l'équipe, peut-être le client, peut-être un intervenant extérieur. Pour chacun, ce qu'il consulte et ce qu'il modifie. Les droits ont l'air d'un détail, ils structurent tout l'outil.
4. Vos règles particulières
C'est ici que vit votre métier : les cas particuliers, les mentions obligatoires, les délais, ce qui déclenche quoi. Écrivez-les en langage courant, avec les exceptions, y compris celles que vous trouvez évidentes. Ce sont elles qui font le prix, et surtout la justesse de l'outil.
5. Ce que vous utilisez déjà, et que vous gardez
La liste de vos logiciels et de vos fichiers, avec ceux que vous voulez garder, ceux que vous voulez remplacer, et les données à reprendre. Ça évite de reconstruire ce qui fonctionne.
Ce qu'il ne faut surtout pas écrire
Les écrans. Ne dessinez pas l'interface : décrivez ce que la personne doit pouvoir faire. C'est mon travail de trouver comment.
Les technologies. « Il faut une base de données » n'apporte rien à la discussion. Le besoin métier suffit.
Une liste de fonctions copiée sur un logiciel existant. Vous obtiendrez une copie moins bonne du logiciel en question, au lieu de l'outil dont vous avez besoin.
Le format n'a aucune importance
Un document texte, un tableur, un mail long : peu importe. Ce qui compte, c'est que ce soit écrit par quelqu'un qui fait le travail au quotidien, pas seulement par la direction.
Si vous n'avez pas le temps de l'écrire, on le fait ensemble pendant l'appel. Je pose les questions, je prends les notes, et vous recevez le résumé. C'est souvent plus rapide et plus juste.
Pour la suite du parcours : ce que doit contenir le devis, et la méthode complète.
Parlons de votre outil : 30 minutes en visio, sans engagement.
